Régularisation des charges locatives : comment ça marche ?

28/09/2021
Groupama PJ

En complément du loyer, le propriétaire peut demander au locataire le remboursement de certaines dépenses qu’il a payées pour lui. Ce sont les charges locatives (appelées également « charges récupérables ») qui sont dues par le locataire. Versées sous forme de provisions, les charges sont régularisées tous les ans en fonction des sommes réellement dues : c’est la régularisation des charges locatives.

Mais quelles sont réellement ces charges que le propriétaire peut récupérer ? Peut-il récupérer les charges des années précédentes ?  

Régularisation des charges locatives : c’est quoi exactement ?

Lorsque des charges sont réglées par le locataire sous forme de provisions, le propriétaire effectue une régularisation chaque année.

Pour cela, il compare le montant réel des charges qu’il a payées au montant de la provision pour charges versée par le locataire. Il adresse alors au locataire un décompte détaillant chaque type de charges.

  • Si le locataire a payé un montant supérieur au montant réel des charges, le propriétaire doit lui verser l’excédent.
  • Si le locataire a payé un montant inférieur au montant réel des charges, il doit régulariser sa situation. Il reçoit un rappel de charges correspondant à la différence entre le montant versé et le montant réel des charges.

Si le logement est situé dans une copropriété, le propriétaire précise la répartition des charges entre propriétaires et locataires. En fonction du montant de cette opération, les provisions sur charges sont souvent ajustées. Le propriétaire réalise le plus souvent la régularisation des charges locatives au moment de l’arrêté des comptes de la copropriété.

A savoir. Dans le cas d’une location meublée dont le bail a été signé après le 27 mars 2014, le paiement des charges se fait par forfait. Autrement dit, le locataire paye chaque mois une somme définitive au titre des charges locatives. Le montant du forfait doit être défini dans le bail. Il n’y a pas de régularisation des charges locatives. Si le propriétaire paye un montant de charges supérieur à la provision versée par le locataire, il n’a pas le droit d’en demander la régularisation à son locataire.

Quelles sont les charges récupérables ?

Les charges locatives ou récupérables sont donc des dépenses relatives à un logement donné en location. Elles sont dues par le locataire mais elles sont payées par le propriétaire. En d’autres termes, le propriétaire fait l’avance et se fait rembourser par son locataire. D’où cette appellation commune « charges récupérables ».

La liste des charges récupérables auprès du locataire est limitativement fixée par le décret n°87-713 du 26 août 1987.  Le propriétaire ne peut donc pas exiger le remboursement d’une autre charge (sauf dans le cas d’un logement social si un accord collectif existe).

A savoir. Cette liste est valable en location vide et en location meublée.

Concrètement, il existe 3 types de charges récupérables d’après l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989

  • Les charges liées à l’entretien courant et aux menues réparations des parties communes ou des équipements collectifs. On y retrouve par exemple le nettoyage du hall d’entrée, l’exploitation de l’ascenseur, la fourniture des produits d’entretien, etc.
  • Les charges liées à l’usage du logement par le locataire. Il s’agit par exemple des dépenses d’eau ou d’énergie.
  • Les charges liées aux services dont bénéficie le locataire. C’est le cas de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères par exemple. Cette taxe figure sur la taxe foncière du propriétaire et peut être récupérée auprès du locataire qui bénéficie de l’enlèvement des ordures ménagères.

A savoir. Si votre bail contient une clause prévoyant le remboursement de charges non prévues par le décret, elle est illégale.

Sous quel délai votre propriétaire peut-il vous réclamer le remboursement des charges ?

Votre propriétaire a 3 ans pour réaliser la régularisation des charges locatives. C’est le même délai si vous avez payé trop de charges et que vous souhaitez vous faire rembourser. C’est indiqué à l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989

La régularisation des charges locatives doit être annuelle. Mais aucune sanction n’est prévue par la loi si le propriétaire effectue la régularisation tous les 2 ans par exemple !

A savoir. Même si vous avez quitté le logement, le propriétaire peut vous réclamer les charges pendant ce délai de 3 ans. Dans la pratique lorsque le locataire quitte le logement, le propriétaire conserve une partie du dépôt de garantie. Quand il réalise la régularisation des charges locatives, il se rembourse puis rend au locataire le solde du dépôt de garantie.

Pouvez-vous quand même contester la régularisation des charges même si elle intervient dans les temps ?

La réponse est oui mais c’est compliqué à mettre en œuvre !

Elle est possible si le propriétaire réalise la régularisation des charges locatives après le terme de l’année civile suivant la date d’exigibilité. C’est-à-dire après le 31 décembre 2021 pour la régularisation de 2020 par exemple.

Dans ce cas, il est possible de contester la régularisation des charges locatives si elle vous est préjudiciable. Autrement dit, si vous pouvez prouver que cette régularisation vous est difficile à assumer financièrement. En effet, les juges ont considéré que comme une régularisation tardive vous oblige à payer une grosse somme d’un coup, elle peut être contestée.

Si vous êtes dans ce cas, vous avez le droit de demander un paiement étalé sur 12 mois. Le propriétaire ne pourra pas refuser ! C’est clairement indiqué dans l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989

A savoir. La justice considère que si la régularisation tardive est « déloyale, brutale et consécutive d’une faute du propriétaire », elle peut être annulée. Si vous êtes dans ce cas, vous pouvez saisir le tribunal. La régularisation sera refusée par le juge et le propriétaire peut être condamné à verser des dommages-intérêts. Vous êtes dans cette situation si le propriétaire refuse de procéder à la régularisation des charges annuelle alors que le locataire lui demande par exemple.

Que faire si vous recevez un rappel de charges excessif ?

Dans cette situation, il faut tout d’abord vérifier que la demande de votre propriétaire n’est pas prescrite. Ensuite, il faut examiner attentivement le décompte des charges. Enfin, si vous n’êtes pas d’accord avec le décompte, il faut demander un droit d’accès aux pièces justificatives en cas de doute.

Si vous voulez en savoir plus, vous pouvez lire notre article dédié sur les rappels excessifs de charges locatives.

 

 

Cela fait beaucoup d’informations à comprendre et à retenir !

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A retenir

  • Le propriétaire doit régulariser les charges une fois par an. Il peut néanmoins réaliser une régularisation 3 ans après la date prévue.
  • Il doit vous envoyer un décompte de charges et vous mettre à disposition les éléments justificatifs sur demande.
  • En cas de doute, vérifiez attentivement votre décompte, comparez avec les pièces justificatives.
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